YÖK'ten yapılan yazılı açıklamada, çalışma kapsamında birtakım üniversitelerin transkript örnekleri incelenip üniversiteler ile istişareler yapılarak taslak bir transkript dokümanının oluşturulduğu belirtildi. Kelam konusu taslak dokümanın bütün üniversitelere gönderilerek, yetkililerinin görüş ve tekliflerinin alındığı kaydedilerek, “YÖK’e iletilen bu teklifler doğrultusunda taslakta güncellemeler yapılarak evraka son hali verilerek bütün üniversitelere gönderildi. Bu çalışmaların akabinde YÖK, kendi bilgi süreç sistemi ile üniversite bilgi sisteminin ahenginin sağlanarak YÖK’ün e-devlet sistemi üzerindeki alanından 'e-transkript belgesi'nin verilebilmesi için gerekli bütün bilgi girişlerinin bir ay içerisinde tamamlanması konusunda üniversitelere yazı yolladı” denildi.
'DİJİTAL ORTAMDA FIYATSIZ ALINABİLECEK'
E-transkript evrakı çalışmalarının, ekim ayının sonuna yanlışsız tamamlanarak kasım ayı içerisinde öğrencilerin hizmetine sunulmasının planlandığı belirtilerek, “Çalışma bittiğinde ülkemizdeki devlet ve vakıf, bütün üniversitelerde hali hazırda öğrenci olan ve mezun olacak öğrenciler, yurt içinde ve yurt dışında istedikleri her yerden dijital ortamda çok kolay ve süratli erişim sağlayarak, e-Devlet kapısı üzerinden e-transkript dokümanını fiyatsız olarak alabilecekler. Evvelki yıllarda mezun olan öğrencilerin transkript evrakları ise üniversitelerin imkânları doğrultusunda yapılacak ek çalışmalar sonucunda bir süre sonra e-Devlet sistemine yüklenecek. Yabancı lisanda transkripte gereksinim duyulması halinde çok sayıda üniversite bu hizmeti sunamadığı için öğrenci ve mezunlar, transkriptlerini çeviri ofislerinde para karşılığı çeviri ettirmektelerdi. Bu durum bilhassa vilayet dışından yahut ülke dışından müract yapan öğrenci ve mezunlar için vakit ve maddi kayba yol açmakta idi. YÖK tarafından sağlanacak bu hizmet sayesinde öğrenciler çeviri masraflarından kurtulacağı üzere yatay geçiş yapması halinde e-transkript evrakına çok kolay erişim sağlayabilecek. Üniversiteler de bu çalışma sayesinde kırtasiye masraflarından tasarruf ederek, işçi ve iş yükü masrafını azaltacak” sözüne yer verildi.
'OLASI UYDURMA DOKÜMANLARIN ÖNÜNE GEÇİLEBİLECEK'
E-Devlet üzerinden verilecek dokümanın kişi ve kurumlar açısından daha inançlı olacağı belirtilerek, şöyle denildi:
“Bu sayede geçersiz transkript evraklarının çıkarılması neredeyse imkânsız hale gelecek. Çalışmanın tamamlanmasıyla öğrenciler internete erişim sağlayabildikleri her yerden e-Devlet aralığıyla barkotlu ve kare kodlu transkript evrakı alabilecek. Evrakın ibraz edildiği kurumlar ve şahıslar kelam konusu transkripti e-Devlet üzerinden barkod numarası ile yahut YÖK Taşınabilir uygulaması ile kare kod aracılığıyla doğrulayabilecek.”
Karar
